Le cahier des charges dûment rédigé (et si possible validé par la hiérarchie…), j’en arrive au lancement de l’appel d’offres, ou de la consultation, si l’appel d’offres fait peur. Plusieurs écoles s’affrontent sur les manières de procéder, donc je vous livrerai simplement la mienne…

Identifier les prestataires à consulter

Si on a une connaissance limitée des acteurs du marché, il est toujours possible de passer par un intermédiaire à qui on « sous-traite » cette partie. C’est intéressant aussi lorsqu’on se lance dans l’inconnu, par ex. « développer le CRM jeunes » si on évolue plutôt dans le B2B.
Dans le cas du projet de refonte évoqué, j’ai dessiné le profil du prestataire en listant mes priorités :

  • solidité technique : des interfaçages avec le système d’information de l’entreprise sont prévus, j’ai donc besoin d’un prestataire costaud techniquement
  • maîtrise de l’open-source : j’ai des contraintes d’accessibilité et de respect des standards, mais aussi d’évolutivité
  • rigueur : j’ai 7 sites existants à intégrer en un seul, avec des interlocuteurs répartis dans les différentes directions de l’entreprise, il faut donc un prestataire avec une méthodologie et une approche projet sérieuses.
  • … et la proximité : sur ce projet qui s’annonce long, j’exclue les prestataires basés en province.

Je préfère donc un prestataire plus SSII qu’agence de communication interactive. Pour identifier les prestataires, j’utilise évidemment des répertoires spécialisés, mais mon meilleur guide, ce sont les bookmarks de mon benchmark ! En effet, dès la conception du projet, je mets en place une veille sur les sites qui correspondent à ce que j’attends et je note les prestataires qui les ont réalisés.

Combien de prestataires consulter ?

Ni trop ni trop peu ! 4 ou 5 me semble largement suffisant dans le cas d’un projet bien cadré et qui laisse peu de place à l’interprétation. Dans le cas présent, j’ai un budget relativement confortable et je cible des prestataires de taille moyenne, je ne devrais donc pas essuyer trop de refus de participer.

Comment procéder ?

Le principe est de rester neutre et de fournir les mêmes informations à tous les prestataires consultés. Si je consulte des agences avec lesquelles je n’ai pas travaillé, j’accepte parfois de les rencontrer avant la présentation de leur proposition mais je ne me suis pas vraiment fait de philosophie à ce sujet !
Je laisse un délai de 15 jours ouvrés et demande dès l’envoi du cahier des charges de bloquer des dates pour la « soutenance » des propositions. Je me garde la liberté de faire une pré-sélection sur dossier même si je comprends l’envie légitime des prestataires de défendre leur projet.

Le conseil de Chob
Je demande aux prestataires de m’envoyer leur proposition en 1 seul fichier. Combien de fois j’ai reçu des propositions avec une dizaine de fichiers, 1 pour la solution technique, 1 pour le graphisme, 1 devis pour l’hébergement, 1 autre pour le référencement, etc.