L’appel d’offres ayant été lancé, c’est à présent l’étape déterminante du choix du prestataire qui prendra en charge le projet. Et si un bon prestataire peut pallier un cahier des charges déficient, le cahier des charges le plus rigoureux ne servira à rien si le prestataire n’est pas à la hauteur !

Dans le cadre de ce projet de refonte de site web, j’ai envoyé le cahier des charges à 4 prestataires et j’en ai reçu 3 pour la présentation de leur proposition. Le 4e avait été interrogé à sa demande en raison d’une collaboration antérieure, mais comme je le pressentais, leur proposition était loin de mes attentes…

Je prévois environ 1h30 pour chaque prestataire, et j’essaie de regrouper autant que possible sur 2 jours. L’intérêt d’avoir reçu leur proposition un peu en amont est de pouvoir identifier les points sur lesquels j’aurai besoin d’un complément d’information. Si possible, j’alerte le prestataire à ce sujet, de sorte qu’il puisse préparer ses réponses. Encore une fois, l’objectif n’est pas de coincer les agences mais de leur permettre de s’exprimer au mieux. Mon intérêt est d’obtenir les meilleures propositions possibles.

Grille de critères pour choisir le prestataire

• Problématique  : compréhension des objectifs, du métier et des enjeux, mais également identification des facteurs clés de succès et des points bloquants éventuels
• Concept/design : respect du territoire de marque et des valeurs, créativité, cohérence, lisibilité et ergonomie
• Solution  : prise en compte des besoins fonctionnels et des contraintes techniques, évolutivité et pérennité, respect des standards
• Méthodologie  : précision des livrables, répartition des tâches et des rôles, réalisme du planning et de la charge
• Budget  : précision, modularité, clarté (pas de coûts cachés), adéquation par rapport au budget défini

Au delà de ces critères objectifs, il ne faut pas sous-estimer 3 aspects :

1. les « raisons indépendantes de notre volonté »

Si ma recommandation favorisera le prestataire que j’estime le plus apte et qui obtient la meilleure note selon ma grille de critères, mes responsables hiérarchiques ont légitimement leur mot à dire. Le plus souvent, leur vision du web se limite au design et au coût, qui ne sont pourtant pas les critères prioritaires dans le cadre de ce projet précis. J’essaie donc à la fois de leur « vendre » l’ensemble des critères mais également de sensibiliser les prestataires en amont sur le fait que la qualité de leur proposition graphique pèsera lourd dans la balance.

D’autres critères ne sont pas mentionnés ci-dessus mais peuvent se révéler importants :

2. la proximité géographique

Dans le cadre d’un projet de 6-8 mois, perdre un minimum de temps dans les trajets pour des réunions « physiques » représentant un confort et un gain de temps appréciables…

3. le critère humain

J’ai la conviction que la réussite d’un projet tient beaucoup à la qualité de la relation avec le prestataire. Dans le cadre du projet en question, la présence du chef de projet lors de la soutenance de la proposition du prestataire a été déterminante. J’ai pu apprécier son savoir-faire (maîtrise technique et méthodologique) et son savoir-être, notamment sa capacité à se mettre au niveau d’interlocuteurs moins « pointus » que lui. Finalement, c’est un critère que je rajoute à ma grille de critères ci-dessus.

J’ai oublié quelque chose ?